چند تکنیک براى مذاکره
هر روز که می گذرد، دامنه ارتباطات ما و سازمان ما با «دیگران» گسترده تر و پیچیده تر می شود. اگر بخواهیم این ارتباطات گسترده و پیچیده را به خوبی اداره کنیم، باید به ابزار آن مجهز باشیم. یکی از مهم ترین این ابزارها، «مذاکره» است.
۱. با زبان طرف مقابل، با او حرف بزنید
چند سال پیش، یک شرکت هواپیمایی که به دنبال استفاده از تکنولوژی سطح بالا در فرایند فروش بلیت بود، تعدادی شرکت مشاوره ای را برای قیمت گذاری روی این پروژه دعوت کرد. در این نشست، مدیران خطوط هوایی محدودیتهای سیستم فعلی را برای مشاوران توصیف کردند و یک نمای کلی از نیازها و انتظارات خود را در اختیار آنها قرار دادند. پس از ارائه، گفتگویی بین مدیران و مشاوران پیش آمد. نمایندگان شرکت مشاوره، که تا پیش از این هرگز برای یک شرکت هواپیمایی کار نکرده بودند، متوجه شدند که تمامی حضار یک واژه را بیشتر به کار می برند و آن واژه lift بود. آنها که گیج شده بودند، فردی را بعنوان نماینده خود انتخاب کردند تا معنی و تعریف دقیق این واژه را از مدیران خطوط هوایی بپرسد. تقریباً همه ی افراد حاضر در اتاق، از جمله مدیران اجرایی که قصد داشتند آنها را تحت تاثیر نظرات خود قرار دهند، با تعجب به نمایندگان شرکت مشاوره خیره شده بودند. باور نمی کردند آنها نمی دانستند که بلیت های کاغذی خطوط هوایی lift نامیده می شوند. شرکت مشاوره با عدم آگاهی از این واژه تخصصی صنعتی یک اشتباه بزرگ مرتکب شد. همین سوال ساده باعث شد همکاری آنها به صورت ناگهانی متوقف شود.
اعتماد در شرایطی با استرس بالا و پر مخاطره دشوار است.
مذاکره کنندگان باید با زبان همدیگر حرف بزنند و یا به عبارت دیگر زبان یکدیگر را بفهمند. این قانون چیزی فراتر از درک اصطلاحات فنی و زبان تخصصی است. بلکه شامل درک تفاوتهای ظریف، پیامدهای فرهنگی و توجه به واژه های مورد استفاده ی طرف دیگر معامله برای انتقال نظرات نیز می شود. برای آگاهی از سابقه ی طرف معامله، فرهنگ، و دیدگاهش، وقت بگذارید. با این کار این پیام را به آنها انتقال می دهید که شما به این رابطه ی کاری و مذاکره پایبند هستید و یک گام اساسی در اعتمادسازی برمی دارید. تسلط شما بر موضوع مورد مذاکره نشان دهنده ی آمادگیتان برای حل وفصل موضوعات مورد بحث است.
اگر احساس می کنید ممکن است در جلسه خطایی را مرتکب شوید، از قبل خودتان را برای آن آماده کنید. قبل از آغاز مذاکره با خودتان کار کنید و مطمئن شوید که دیدگاه، احتیاجات، و منافع طرف مقابل را به خوبی درک کرده اید، و امیدوار هستید که آنها هم شما را بفهمند. چرا که با پیش رفتن مذاکره و ایجاد روابط چیزهای زیادی را می توانید یاد بگیرید. اگر اشتباه یا سوءتفاهمی رخ داد، امیدوار باشید که هر دو طرف مذاکره آن را بعنوان بخش طبیعی از فرایند یادگیری و تلاش برای رسیدن به درک درستی از نظرات یکدیگر می بینند.
۲. حواستان به شهرت تان باشد
در مذاکره هم مانند بسیاری از جوانب دیگر زندگی، همیشه شهرت تان قبل از خود شما حرکت می کند. درحالیکه نیکنامی قادر به رفع بسیاری از مانعی خواهد بود، آوازه ی بد، قاتل معامله به شمار می رود.
مذاکره کنندگان تأثیرگذار می دانند که شهرت آنها تنها نشان دهنده ی سابقه ی آنها نیست، بلکه یک ابزار قدرتمند در مذاکره محسوب می شود. چگونه می توانید از شهرت و نیکنامی خود در مذاکره بعنوان یک عامل تاثیرگذار استفاده کنید؟ می توانید به منابعی از اشخاص ثالث که مورد اعتماد دو طرف مذاکره هستند، برای تضمین شخصیت و صلاحیت خودتان استفاده کنید. در صورت لزوم و با توجه به شرایط موجود، شخص ثالث می تواند قبل از آغاز مذاکره، با طرف دیگر صحبت کند و یا حتی به عنوان یک واسطه در جلسه مذاکره حضور داشته باشد. همچنین می توانید مدارک موفقیت آمیز دیگری که در شرایط مشابه قرار داشته باشد، مانند رسانه ها و یا گزارشات تجاری پیشین خود را ارائه دهید.
۳. مذاکره کننده را به خود وابسته کنید
هرچه بیشتر به کسی وابسته باشید، تمایل بیشتری برای اعتماد کردن به او دارید. این پدیده در سندرم استکهلم نقش بسیار مهم و افراطی را بازی می کند، که در آن گروگان از لحاظ روانی به شدت به گروگانگیر خود وابسته می شود، طوری که به اظهارات و خواسته های گروگانگیر بیشتر اعتماد می کند تا به خواسته های مسئولانی که برای آزادی او مذاکره می کند. ما با اعتقاد به قابل اعتماد بودن افرادی که به آنها وابسته هستیم با ناراحتیهای روانشناختی مربوط به وابستگی خود کنار می آییم.
در مذاکره، زمانی که هر دو طرف بر این باورند که آنها برای رسیدن به اهداف فردی خود به یکدیگر نیاز داشته و گزینه های محدودی را در اختیار دارند، اعتماد میان دو طرف افزایش خواهد یافت. به عنوان یک مذاکره کننده، شما می توانید این فرایند اعتماد سازی را با برجسته ساختن مزایای منحصر به فردی که توانایی ارائه و فراهم کردن آنها را دارید و همچنین با تاکید بر آسیبهایی که نتیجه ی وجود موانع است، ایجاد کنید. این روش زمانی مفید است که به مانع بزرگی برمی خورید و راههای جایگزینی هم پرهزینه خواهند بود. در این مواقع، زمانی که مذاکره کننده احساس می کند هیچ چاره ی دیگری ندارد، حتی حاضر است به دشمن خودش هم اعتماد کند.
۴. امتیازات یک طرفه ی هوشمندانه ای را طراحی کنید.
مذاکره با افراد غریبه و دشمنان بیشتر جنبه ی محاسباتی دارد، و هر دو طرف مذاکره با دقت به محاسبه ی امتیازاتی که می توانند از یکدیگر بگیرند، می پردازند. در مقابل، مذاکراتی که بر اساس روابط بلندمدت برگزار می شوند، معمولاً کمتر روی موضوعاتی چون برد و باخت و ضرر و منفعت تمرکز می کنند. امتیاز یک طرفه ای که با دقت طراحی شده می تواند در اعتمادسازی تاثیر شگفتی داشته باشد. چرا که با این ترفند طرف مقابل را مطمئن می کنید قصد برقراری رابطه دوستانه ای دارید که احتمال کسب سود متقابل و ایجاد اعتماد در طول زمان در آن وجود دارد.
امتیاز واقعی یک طرفه به هیچ تعهد و یا کسب امتیازی از طرف مقابل نیاز ندارد. چنین امتیازاتی باید هزینه و یا ریسک پایین برای ارائه کننده و سود بالایی برای گیرنده داشته باشد. علاوه بر ایجاد اعتماد، امتیازات یک طرفه ای که با دقت طراحی شده اند با به تصویر کشیدن شما به عنوان کسی که ارزشها و نیازهای طرف مقابل را درک می کند، نشان دهنده ی شایستگی شما است.
امتیازاتتان را برچسب بزنید. دوصد گفته چون نیم کردار نیست. ولی معمولاً اقدام عملی در مذاکرات پیچیده و مبهم است. امتیازات، یک طرفه یا دوطرفه، تنها در اعتمادسازی و تشویق روابط متقابل آن هم در صورتی که گیرنده آنها را به عنوان امتیاز ببیند، تاثیرگذار است. طرفین اغلب تمایل به تخفیف و کاهش ارزش امتیازات یکدیگر را دارند. زیرا انجام این کار آنها را از تعهدات مقابله به مثل رها می سازد. در نتیجه، بسیاری از امتیازات نادیده گرفته می شوند. این امر منجر به سردرگمی، خشم، و یا تشدید تاکتیکهای بازی و رفتار نامناسب طرفین مذاکره می شود.
ریچارد ای، والتون و رابرت بی. مک کرسی، در کتاب «تئوری رفتاری مذاکرات کاری» به تعریف سناریویی شبیه به این می پردازند. یک تولیدکننده پس از مذاکرات طولانی قرارداد با اتحادیه ی کارکنان خسته شد. مدیر تصمیم گرفت دور بعدی مذاکرات را با استراتژی “می خواهی بخواه نمی خواهی نخواه” آغاز و از چانه زدن خودداری کند. او مذاکره ی خود را با یک پیشنهاد بسیار سخاوتمندانه آغاز کرد دستمزدی بالاتر از آنچه که اتحادیه پس از یک هفته چانه زنی انتظارش را داشت اما مذاکره کننده ی ارشد اتحادیه به جای اینکه خوشحال شود، پاسخ داد: «ما باید کمیته ای را تشکیل دهیم و درباره ی پیشنهاد شما فکر کنیم.» تولیدکننده از احتیاط رقیب خود شوکه شده بود. اتحادیه با تشکیل کمیته ای اینطور استدلال کرد که وقتی پیشنهاد افتتاحیه آنقدر خوب است، یک هفته دیگر چانه زنی می تواند رقم بالاتری را برایمان به ارمغان بیاورد. این تفاوت در دیدگاه بین تولید کننده و سبک مذاکره ی اتحادیه منجر به اعتصاب شد.
زمانی که در مذاکره یک امتیاز قابل توجه را به طرف مذاکره ارائه می دهید، مطمئن شوید که واقعاً چه امتیازی را داده اید. با این کار نه تنها حسن نیت شما بر طرف مقابل تأثیر می گذارد، بلکه باعث تمایل شریک شما به مقابله به مثل و افزایش سطح اعتماد متقابل می شود.
۵. خواسته های خود را توضیح دهید.
متأسفانه، زمانی که با فرد جدیدی وارد مذاکره می شوید، فکر می کنید او بدترین فکرها را درباره ی انگیزه و نیات شما در ذهن دارد. اگر روی پیشنهاد بهتری مقاومت کنید، ممکن است طرف مقابل فکر کند که شما آدم حریصی هستید که اذیت شدن او را دوست دارید و یا فکر می کند این پیشنهاد ناعادلانه است. ولی ممکن است در واقعیت همه چیز فرق کند و شما فقط پیشنهادتان را ارائه می دهید که ممکن است مورد قبول واقع نشود و یا محدودیتهای بودجه ای شما را مجبور کند که در تصمیمتان تغییری ایجاد نکنید.
روانشناسان دریافته اند مردم دوست دارند خودشان را در بهترین جایگاه ممکن و دیگران را در سطحی پایینتر از خود تصور کنند. به همین دلیل مهم است که شما موارد تأثیرگذاری را در مذاکره در اختیار داشته باشید، و بتوانید خواسته های خود را برای طرف مذاکره توضیح دهید. اگر به نظر طرف مقابل، پیشنهاد اولیه زیاد باشد، ممکن است باعث کاهش و یا حتی از بین رفتن اعتماد شود. پیشنهاداتی که به خوبی توضیح داده می شوند باعث حفظ اعتماد و افزایش آن نیز می شود.
مذاکره ی یک نویسنده با یک نماینده ی ادبی درباره حق فروش کتابش را در نظر بگیرید. نماینده ی ادبی معتقد است که کمیسیونش برای سود دریافتی در معاملات بین المللی نسبت به معاملات داخلی بالاتر است. در ابتدا، نویسنده ناراحت می شود. نرخ بین المللی بیشتر مستبدانه به نظر می رسد، و تنها یک راه زیرکانه برای گرفتن پول بیشتر است. اما نماینده در ادامه توضیح می دهد که کمیسیون بالاتری را برای قرارداد بین المللی در نظر گرفته است، چرا که نویسنده باید سهم حاصل از آن در یک کشور خارجی را با او تقسیم کند. در واقع کمیسیون خالص او در معاملات بین المللی کمتر از معاملات داخلی است. اگرچه این توضیح تاثیر چندانی بر درآمد نویسنده نداشت، ولی باعث شد به نماینده اعتماد کند.
۶. بهره های مشترک را به حداکثر برسانید.
اعتقاد به اینکه طرف مقابل شایسته است، شرایط ریسک کردن به منظور دستیابی به نتایج مذاکره و همچنین اجرای توافق نامه ها در محیطهای همیشه در حال تغییر اجتماعی، اقتصادی، و سیاسی را فراهم می آورد.
هنگامی که سود، امنیت و یا صلح به میزان انگیزه و اقدامات طرف دیگر بستگی دارد، اعتماد به موضوعی ضروری و مهم تبدیل می شود. این استراتژی نشان می دهد که مذاکره کنندگان قادر به اعتمادسازی به منظور به حداکثر رساندن سود مشترک هستند.
برگرفته از : بازار سازان