نویسنده: سارا هجری؛ کارشناس ارشد روان شناسی بالینی.
گاهی پیش خود فکر می کنیم زمان ما را غافل گیر می کند و آن طور که باید و شاید، به ما اجازه نمی دهد به اهدافی که در ذهن و رویاهای خود می پرورانیم برسیم. همیشه بهترین یا بدترین فرصت ها زمانی پیش می آید که انتظار و آمادگی اش را نداریم. حتماً شما هم با چنین موقعیت های دشواری روبه رو شده اید. چرا چنین می شود !
پاسخ این پرسش در مهارتی به نام «مدیریت زمان» نهفته است. مدیریت زمان، هنری است که شما را از جایی که هستید به جایی که می خواهید باشید، می رسانددر ادامه راهکارهایی برای استفاده هرچه بهتر از زمان بیان میشود :
اهداف تان را معین کنید
لازمه و شرط اصلی مدیریت زمان این است که هر فردی نخست بداند که در حوزه های مختلف زندگی، چه اهدافی دارد؟ این حوزه ها عبارتند از: خانوادگی، شغلی، تحصیلی، مالی، معنوی، هنری، تفریحی و عمومی، فرآیند هدف گذاری به فرد کمک می کند تا انتخاب کند که در زندگی چه اهدافی دارد؟ وقتی فردی دقیقاً می داند که از زندگی چه می خواهد، آنگاه می داند که بر چه چیزی تمرکز کند تا به اهدافش برسد. همواره به اهداف تان فکر کنید، در این صورت تمایل و اشتیاق درونی تان برای دست یابی به آن بیشتر می شود.
برنامه ریزی کنید
استفاده درست از زمان، یعنی وقت گذاشتن برای برنامه ریزی و اندیشیدن درباره کاری که می خواهید انجام دهید. در حقیقت اگر در اختصاص زمانی برای «برنامه ریزی» کوتاهی کنیم، انگار داریم برای «شکست» برنامه ریزی می کنیم.
قانون ۹۰٫۱۰ را به خاطر بسپارید. تنها صرف ۱۰درصد از وقت برای برنامه ریزی، باعث افزایش ۹۰ درصدی، در کارآیی فرد می شود. برای برنامه ریزی از فهرست برنامه روزانه استفاده کنید. کارهایی را که طی روز باید انجام دهید، بنویسید. هر کار را به اجزای مختلف تقسیم کنید. نوشتن دقیق جزئیات برنامه، مانع از هدر رفتن وقت می شود.
اولویت های خود را در زندگی مشخص کنید
در پایان یک روز کاری سخت، ممکن است دریابید که هر چند به سختی کار کرده اید، اما مسائل مهم بدون رسیدگی رها یا ناقص انجام شده اند. این موضوع ممکن است ناشی از نبود اولویت بندی در فعالیت ها باشد. برای اولویت بندی کارهای تان از قانون ۸۰٫۲۰ که به اصل «پارتو» معروف است، استفاده کنید. این قانون بیان می کند میان کارهایی که در طول روز انجام می دهیم، تنها ۲۰ درصد اهمیت واقعی دارند و آن ۲۰درصد، ۸۰درصد نتایج را شامل می شود. پس باید این موارد مهم را شناسایی و بر آن ها تمرکز کنید. فعالیت های خود را بر اساس فوریت و اهمیت به ۴ بخش تقسیم کنید:
(الف) فوری و مهم
(ب) غیرفوری و مهم
(ج) فوری اما بی اهمیت
(د) غیرفوری و بی اهمیت.
مراقب منحنی فعالیت خود باشید
تحقیقات مختلف نشان داده است که طی روز توان اجرایی هر کسی در نوسان و تغییر و از فردی به فرد دیگر متفاوت است، اما قابل پیش بینی است.
برای انجام کار با کیفیت بالا دقت کنید که در چه مواقعی بهتر کار می کنید. شب ها یا صبح زود؟ ساعات اوج انرژی خود را مشخص کنید و برنامه های بسیار مهم و دشوار خود را در این ساعات انجام دهید. انجام کارهای کم اهمیت را نیز به ساعاتی که عملکرد پایین تری دارید، موکول کنید.
از آرمان گرایی کاذب پرهیز کنید
در برخی از امور، آرمان گرایی (به معنی دقت در کار)، به نتایج دقیق تر و بهتری منجر خواهد شد، اما آرمان گرایی به مفهوم توجه غیرضروری به جزئیات، گونه ای طفره رفتن است. طفره رفتن در واقع نوعی فرار است. یکی از ساز و کارهای غلبه بر طفره رفتن، تکنیک پنیر سوئیسی است که به وسیله «آلن لاکین» مطرح شده است.
کارها را به اجزای کوچک تقسیم کنید. در هر مقطع زمانی، فقط در خصوص یکی از بخش ها کار کنید. از طرفی می توانیم با برنامه ریزی زمانی، به طور مثال برای ۱۵ دقیقه بر یک بخش مهم کار کنید و پس از استراحتی کوتاه، کار را ادامه دهید.
به طور منظم به خودتان پاداش دهید
یکی از روش هایی که می توانید خود را به انجام و تکمیل کارهایتان شرطی کنید، این است که برای هر کاری که آن را به پایان می رسانید، برای خودتان پاداشی در نظر بگیرید. وقتی نظام پاداشی برای خود در نظر می گیرید، به خود انگیزه می دهید که بدون ایجاد وقفه کارتان را به انتها برسانید.
«نه» گفتن را یاد بگیرید
به نظر می رسد سخت ترین بخش در مدیریت زمان یادگیری گفتن کلمه «نه» است. کمک به دوستان و آشنایان البته کار خوب و مهمی است، اما ابتدا باید به موضوعاتی بپردازیم که در اولویت قرار دارند و مهم تر اند. اندیشیدن و تفکر درباره اهدافمان می تواند در این باره به ما کمک کند.
سارقان وقت تان را بشناسید
چه کسی یا چه چیزی وقت شما را می دزد؟ بخشی از سارقان وقت شامل این موارد است: تلفن های طولانی و غیرضروری، مهمانان ناخوانده، گفت و گوهای بی ثمر، تماشای تلویزیون به مدت طولانی، فقدان برنامه ریزی، ناتوانی در «نه» گفتن، بی نظمی و نابه سامانی های فردی، اطلاعات ناکافی هنگام انجام کار و فقدان اهداف، اولویت ها یا مبهم و گنگ بودن آن ها.
پیشگیری از فشار عصبی؛ فشارهای عصبی ناشی از کاری نیست که بر عهده گرفته ایم بلکه نتیجه انجام ندادن کارهایی است که به عهده داریم. آن چه را که تحت کنترل خود نگرفته ایم، ما را تحت کنترل خود می گیرد. می توان گفت بخش مهمی از استرس و فشارهای روحی که ما را تحت کنترل خود می گیرد ناشی از ضعف در مدیریت زمان است. با مدیریت زمان و وقتی که در اختیار دارید، فشارهای روحی خود را کاهش دهید و کنترل بیشتری بر زندگی خود داشته باشید. از همین حالا اقدام کنید زیرا
«خیلی زود دیر می شود».