فرمانده پادگان دستور زیر را به آجودانش صادر کرد:
” فردا غروب ساعت ۸ شب، ستاره دنباله دار هالی در این منطقه قابل رویت خواهد بود. این حادثه ای است که هر ۷۵ سال فقط یکبار رخ می دهد. افراد را در محوطه پادگان با لباس فرم جمع کنید تا من در مورد این پدیده نادر به آنها توضیح بدهم. اما اگر باران آمد چون ما نمی توانیم چیزی را ببینیم، بنابراین افراد را در سالن تئاتر جمع کنید تا من فیلم هایی از این پدیده را به آنها نشان بدهم. ”
آجودان دستور سرهنگ را به اینصورت به فرماندهان گروهان ابلاغ کرد:
به دستور جناب سرهنگ، فردا ساعت ۸ شب، ستاره دنباله دار هالی در بالای محوطه پادگان قابل رویت خواهد بود. اگر هوا بارانی بود، افراد بصورت قدم رو در لباس فرم به سمت سالن تئاتر بروند. یعنی جایی که این پدیده نادر در آنجا اتفاق خواهد افتاد، حادثه ای که هر ۷۵ سال فقط یکبار اتفاق می افتد.
فرمانده گروهان خطاب به فرمانده دسته :
به دستور سرهنگ، ساعت ۸ فردا بعداز ظهر، ستاره دنباله دار هالی در سالن تئاتر ظاهر خواهد شد. در صورت بارش باران در محوطه پادگان، سرهنگ دستورات دیگری خواهد داد، دستوری که هر ۷۵ سال یکبار اتفاق می افتد.
فرمانده دسته به گروهبان دسته:
فردا ساعت ۸، سرهنگ در سالن تئاتر با ستاره دنباله دار هالی دیده خواهد شد، چیزی که هر ۷۵ سال اتفاق می افتد. اگر باران ببارد کلنل به آن ستاره دنباله دار دستور می دهد به محوطه پادگان بیاید.
حال گروهبان دسته دستور مافوق خود را به دسته خود اینچنین ابلاغ می کند:
فردا ساعت ۸ وقتی باران ببارد، ژنرال هالی ۷۵ ساله، که توسط سرهنگ همراهی می شود با لباس در محوطه پادگان خواهد گشت.
سال گذشته در صبح یک روز برفی برای تدریس مهارتهای ارتباطی به مدیران سطوح مختلف یک شرکت خصوصی در آنجا حاضر شده بودم. در آن کارگاه آموزشی، به آنها متذکر شدم که اگر باید نامه ای یا یادداشتی برای هر یک از کارمندانتان بگذارید، این نامه باید حاوی خبرهای خوب باشد . اما اگر می خواهید خبرهای بدی را به کسی بدهید و یا از او انتقادی بکنید، حتماً رو در رو به او بگویید یا حداقل پشت تلفن بگویید چون در اینصورت آنان فرصتی برای پاسخ دادن به شما پبدا می کنند و مسئله می تواند همانجا مورد بحث قرار بگیرد و حل و فصل شود.
قطعاً چرخش خبر بصورت دهان به دهان همانند مثال بالا عواقب خوبی دربر نخواهد داشت و ممکن است موضوع را مثل گلوله برفی که بر روی سراشیبی در حال سقوط است به تدریج بزرگ و بزرگتر کرده و آنرا را به جایی برساند که دیگر قابل حل نباشد.
متأسفانه برخی از مدیران بجای برقراری ارتباط کلامی و یا مستقیم ، به سراغ ایمیل ها ، اس ام اس و یا مطالب فکس شده می روند. اینکار علاوه بر اتلاف وقت، ممکن است باعث سوء تفاهم و احساس فشار و استرس بیشتر بر روی فرد مورد نظر شود. زیرا گیرنده با خود فکر می کند که ممکن است شخص دیگری این نامه را دیده باشد و یا از جملات خشک و بیروح متن ارسالی برداشت های بدی داشته باشد.
در آن جلسه یکی از مدیران پرسید: ” آقای سیناتهرانی، با این تفاسیر دیگر نمی توان از ارتباط نوشتاری استفاده کرد، همینطور است؟ ”
به ایشان عرض کردم : ” هر مدیری که تنها از ارتباط نوشتاری استفاده می کند، باید بداند که این کار نباید در موقعیت مدیریت و رهبری دیگران باشد. بهترین موارد استفاده از ارتباط نوشتاری ، رد و بدل کردن اطلاعات است. البته وقتی اطلاعاتی می دهید باید توجه داشته باشید که آن اطلاعات واضح و روشن باشد. در غیر اینصورت بازهم بهتر است آنرا بصورت ارتباط کلامی رو در رو ارائه کنید.
به این مثال توجه کنید:
یک لوله کش یک بار به یک شرکت تولیدکننده لوله بازکن، نامه ای نوشت تا به آنان اطلاع بدهد که او فهمیده است که اسیدهیدورلیک برای پاک کردن لوله های مسدود شده فاضلاب بسیار عالی است. آن شرکت به خاطر این نامه از او تشکر کرد ولی در پاسخ اضافه نمود که کارآیی اسیدهیدرولیک انکارناپذیر است اما پس مانده خورنده، با دوام فلز در تضاد است.
لوله کش نامه دیگری نوشت و گفت : من از اینکه آن شرکت محترم فهمیده است که ایده ام مفید بوده بسیار خوشحال شده ام.
شرکت مجدداً نامه دیگری به او ارسال کرد که در آن نوشته شده بود: اسید هیدرولیک استفاده نکنید، این ماده تمام لوله ها را از بین می برد.”
پس شما مدیر عزیز نیز وقتی اطلاعاتی می دهید سعی کنید واضح و شفاف باشد و فقط در صورتی که اینچنین است می توانید از ارتباط نوشتاری استفاده کنید، در غیر اینصورت بازهم توصیه می شود از ارتباط کلامی و رودر رو بهره ببرید.
نوشته سینا تهرانى